Ngày 15 tháng 5 năm 2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng 2024 (“Nghị định 104”). Nghị định 104này sẽ có hiệu lực cùng với Luật Công chứng kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, sau đây là những điểm nổi bật, điểm mới so với quy định cũ bị thay thế hoàn toàn là Nghị định 29/2015/NĐ-CP (“Nghị định 29”):
- Giải thể “Phòng Công Chứng”.
- Theo như quy định tại Điều 14 của Nghị định 104: “Phòng công chứng thuộc trường hợp chuyển đổi thành Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứngmà không chuyển đổi được thì bị giải thể”.
- Lộ trình để các Phòng Công chứng thực hiện việc chuyển đổi, giải thể được quy định tại Điều 15 Nghị định 105 như sau:
- Đối với các Phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên và chi đầu tư: Chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2026;
- Đối với các Phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên: Chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2027;
- Đối với các Phòng công chứng không thuộc 2 trường hợp trên: Chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2028.
Như vậy trong vòng gần 3 năm tới kể từ ngày 01/07/2025, tất cả các Phòng Công chứng sẽ phải thực hiện toàn bộ quy định về việc chuyển đổi, giải thể này của Nghị định 104 và Luật Công chứng 2024.
- Bổ sung loại hình Văn phòng công chứng (“VPCC”) theo mô hình doanh nghiệp tư nhân
- Theo quy định hiện hành, VPCC sẽ hoạt động theo mô hình công ty hợp danh và phải có từ hai công chứng viên trở lên, VPCC sẽ không có thành viên góp vốn.
- Cụ thể theo Điều 17 của Nghị định 104, kể từ ngày 01/07/2025 tới đây, VPCC sẽ được tổ chức với 02 loại hình là doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh. Các tiêu chí để được thành lập VPCC theo loại hình doanh nghiệp tư nhân sẽ phụ thuộc vào khoản 1 Điều 23 Luật Công chứng, quy định pháp luật có liên quan và danh mục của UBND cấp tỉnh ban hành về những địa bàn cấp huyện được thành lập.
- Cho phép việc chuyển đổi từ mô hình doanh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh, tuy nhiên VPCC đang hoạt động theo mô hình công ty hợp danh sẽ không không được chuyển đổi thành loại hình doanh nghiệp tư nhân.
- Quy định cụ thể về “lý do chính đáng khác” để thực hiện công chứng ngoài trụ sở
- Theo quy định tại khoản 2 Điều 46 của Luật Công chứng về những trường hợp được thực hiện công chứng ngoài trụ sở:
- Lập di chúc tại chỗ ở theo quy định của Bộ luật Dân sự;
- Không thể đi lại được vì lý do sức khỏe; đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế;
- Đang bị tạm giữ, tạm giam; đang thi hành án phạt tù; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính;
- Có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ.
- Quy định hiện hành là Nghị định 29 không quy định cụ thể lý do chính đáng của người yêu cầu công chứng không thể đến trụ sở công chứng và phải thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở.
- Quy định tại Điều 43 của Nghị định 104 về lý do chính đáng để thực hiện công chứng ngoài trụ sở như sau:
- Phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi;
- Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc có khó khăn trong việc đi lại;
- Người đang thực hiện nhiệm vụ trong lực lượng công an nhân dân, quân đội nhân dân, người đảm nhận chức trách hoặc đang thực hiện công việc được giao theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi họ làm việc mà việc rời khỏi vị trí sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ, công việc được giao hoặc chức trách mà họ đang đảm nhận;
- Trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan mà người yêu cầu công chứng không thể đến tổ chức hành nghề công chứng.
- Quy định về việc phải chụp ảnh công chứng viên khi thực hiện công chứng.
- Theo quy định tại khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng: “Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng”.
- Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu tại Điều 46 Nghị định 104 như sau:
- Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng;
- Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh;
- Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.
- Quy định mới về công chứng điện tử
- Nghị định 104 đã có quy định mới cụ thể các điều khoản tại Mục 2, Chương V về việc Công chứng điện tử.
- Phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử theo Điều 48 Nghị định 104 như sau:
- Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự.
- Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.
- Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng.
- Điều kiện để sử dụng dịch vụ công chứng điện từ theo Điều 50 Nghị định 105 như sau:
- Người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch để đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư chữ ký số theo quy định của pháp luật. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.
